Services aux comités d'entreprises

En impliquant certains salariés, le séminaire d’entreprise agit sur le management de l’entreprise. Pour autant, ce type d’événement n’a aucune prise sur les obligations du CSE. Éclairages.

CSE et séminaire, des missions différentes

Un séminaire d’entreprise, à Aix-les-Bains par exemple, est un événement organisé par une entreprise autour d’un projet commun. Son objectif est de rassembler les équipes, généralement les collaborateurs cadres, pour renforcer la cohésion et la motivation au sein de l’entreprise. Autrement dit, c’est un outil de management permettant de faire un point sur les modalités en cours, de travailler sur certaines problématiques et de lancer de nouveaux projets.

Le Comité Social et Économique ou CSE est une instance créée au sein de l’entreprise pour représenter les salariés auprès de l’employeur.

Sa mission essentielle est d’assurer la prise en compte de leurs intérêts vis-à-vis de certaines décisions de l’employeur.

Depuis 2020, le CSE remplace l’ensemble des institutions élues du personnel, notamment le Comité d’entreprise, les délégués du personnel et le CHSCT.

L’indépendance du CSE

Une question peut se poser : le CSE exercice-t-il une fonction spécifique au sein d’un séminaire d’entreprise ? En particulier, doit-il participer à son financement ? Le CSE est une entité certes réglementée, mais surtout autonome.

Si ses sources de financement proviennent pour partie de l’entreprise en fonction du nombre de salariés, elles sont pour le reste librement votées en interne : dons, legs, cotisations facultatives du personnel, recettes issues de manifestations sociales et culturelles.

Les dépenses du CSE lui permettent d’exercer ses missions en toute indépendance : rembourser les frais de déplacement engagés par ses membres, financer le recours à un expert-comptable, etc. En conséquence, le CSE n’a pas d’obligation pécuniaire vis-à-vis d’un congrès à Aix-les-Bains !

CSE et séminaire : de possibles contradictions

Un séminaire n’a pas d’objectifs communs avec les missions du CSE, si ce n’est que « tout se passe bien pour le personnel ». Les objectifs d’un séminaire et d’un CSE peuvent même être contradictoires sur certains points.

Par exemple, le CSE peut se trouver en situation d’intervenir en cas de litige sur la question de l’obligation de présence d’un salarié au séminaire. En effet, il résulte de la jurisprudence qu’un salarié invité à un séminaire est en réalité obligé d’y assister, sauf motif légitime et sérieux.

En cas de refus, il s’expose à une sanction disciplinaire. De même, un salarié peut être sanctionné s’il abuse de sa liberté d’expression au sein d’un séminaire.

Vous l’aurez compris, un séminaire est un événement décidé par l’entreprise pour servir ses enjeux. S’il implique certains personnels, son financement ne saurait impliquer le CSE.

Au sein de l’entreprise, la qualité de la collaboration entre les services est une donnée fondamentale pour assurer une organisation fluide et performante. Ce facteur ne dépend pas uniquement d’un bon relationnel entre collègues ou d’un management efficace. La mise à disposition de solutions d’intégration adaptées est également garante d’une amélioration des flux de communication en interne.

Le logiciel de plateforme collaborative, un atout essentiel pour une meilleure communication

Pour cela, il est possible d’influer directement sur les méthodes de travail de ses équipes. Un logiciel de plateforme collaborative mutualise les informations et les compétences par le biais d’un système conçu dans une volonté de transversalité. Des PME aux multinationales, son usage se module selon l’importance de l’entreprise. Grâce à des fonctionnalités variées, chaque aspect de l’activité est structuré en fonction de la nature des tâches. Cela peut passer par une messagerie de discussion instantanée ou la gestion d’un planning.

Préserver ses données internes et les laisser à disposition du personnel

Si cette première solution évite l’organisation d’une réunion, le temps de réponse pour une demande spécifique peut également être réduit avec un logiciel de sauvegarde des données informatiques. Cette forme d’archivage apporte une réponse complémentaire pour laisser des renseignements communs à disposition du personnel. Il peut s’agir d’une base de données liée à l’historique des commandes, ou d’un fichier client, bien que celui-ci puisse aussi se trouver au cœur d’un logiciel CRM gestion de la relation client.

Adapter les outils de gestion à des méthodes de travail innovantes et efficaces

La mobilité est également un facteur d’importance pour optimiser la communication en entreprise. Cela peut signifier des systèmes performants pour certaines activités, comme le transport de marchandises. Suivi et aspect collaboratif sont alors supervisés par des logiciels WMS ou TMS transport. Autre possibilité : la mobilité du personnel. Dans ce cas, un revendeur Sage propose des solutions d’intégration accessibles depuis un poste fixe de l’entreprise ou un compte sécurisé disponible depuis un poste informatique équipé de la licence. Des pistes intéressantes pour favoriser le télétravail et le travail d’équipe.

Au même titre qu’une conférence ou un salon professionnel, l’organisation d’un séminaire nécessite une grande attention. Anticiper les besoins, déterminer les objectifs de la rencontre, se démarquer et gérer le budget sont autant d’éléments à évoquer avant de se lancer. Quels sont les points essentiels à retenir ?

Définir les objectifs et les aspects pratiques du séminaire

Après s’être fixé un budget et avoir hiérarchisé les priorités du séminaire, comme travailler l’esprit d’équipe, il est indispensable de prévoir plusieurs dates. Elles offrent un cadre et un horizon pour élaborer les projets. À plus ou moins longue échéance, ces dates butoirs sont utiles pour déterminer le nombre de collaborateurs destiné à l’organisation. Dans le même ordre d’idées, le lieu est un choix d’importance. L’aménagement des locaux influe directement sur la qualité de l’accueil et la portée de l’événement.

Se démarquer pour mieux communiquer

Si un séminaire permet de fédérer autour d’une idée directrice ou d’un objectif, il a pour vocation de mieux communiquer auprès des collaborateurs. Pour cela, il faut s’assurer d’une certaine visibilité, a fortiori quand des partenaires externes à l’entreprise sont sollicités. Cela peut se traduire par le port de chemises personnalisées, la présence d’une signalétique gonflable, ou encore l’élaboration d’un thème spécifique à l’événement. Bien qu’un côté formel soit utile pour préserver son image de marque, l’originalité retient toute l’attention des participants et des invités.

Informer ses partenaires et solliciter leurs suggestions

Une communication effective passe aussi par l’information. Entretenir de bonnes relations avec ses partenaires et collaborateurs implique de les renseigner régulièrement. La méthodologie est similaire à celle que l’on emploie pour les relations clientèle, comme la distribution de produits textiles personnalisables ou la présentation des dernières innovations. Une campagne d’e-mailing reste le moyen le plus efficace et économique pour remplir cette étape clé. À noter qu’il est possible d’organiser un brainstorming ou de fournir un questionnaire de suggestions pour améliorer le séminaire.

Dans une grande entreprise internationale, il peut être difficile pour un CE de proposer une information claire et lisible par tous. Voici donc nos conseils pour atteindre tous les employés d’une organisation, même s’ils sont différents.

Le problème culturel : comment éviter les erreurs

Une première erreur, bien que peu courante dans les faits, est d’utiliser sa propre culture pour véhiculer certaines valeurs aux employés d’une entreprise. En effet, tous ne partagent pas la même et cela peut mener à de totales incompréhensions.

Par exemple, si vous utilisez des références purement françaises dans vos textes, les employés étrangers ne comprendront pas votre référence. Exemple : « l’esprit d’équipe au sein de l’entreprise est si présent que les pains au chocolat ne font plus la guerre aux chocolatines », un étranger ne comprendra tout simplement pas où le CE veut en venir, même avec une bonne traduction.

Si un CE souhaite faire des références culturelles pour dynamiser sa communication, il est donc important qu’il choisisse des sujets universels ou connus de tous. Exemple : « devant le travail colossal qui a été mené par nos équipes, même Chuck Norris pourrait être impressionné ». Le plus grand monde comprendra la référence aux Chuck Norris Fact, qui dépeignent l’acteur en surhomme.

Sauter une bonne fois pour toute la barrière de la langue

Dans une grande entreprise internationale se pose le problème de la langue. Soit les services CE sont divisés en différents pays, ce qui peut être dommage, soit toutes les informations sont uniformisées et présentées dans une seule langue : l’anglais.

Problème, si tout le monde dans une telle agence se doit de parler la langue de Shakespeare, ils ne sont pas forcément tous à l’aise avec. Certains peuvent même ne pas apprécier du tout, préférant qu’on leur parle dans leur langue natale.

Pour éviter ces petites déconvenues, il est donc préférable de proposer un texte dans chacune des langues parlées de l’entreprise. Bien sûr, le CE n’est pas obligé de se charger de tout. Il peut passer par une agence de traduction à Montréal ou ailleurs, qui pourra s’en occuper, ou bien demander à plusieurs employés de rédiger eux-mêmes un texte dans leur langue natale.

Dans le cas d’une vidéo, le CE peut passer par un service de transcription pour plus d’efficacité. Ce dernier permet de saisir par texte les propos enregistrés sur un support audio et vidéo pour mieux les traduire ensuite. Ils ont ensuite vocation à être réintégrés dans la vidéo sous forme de sous-titres, ou bien en bloc texte sous le média pour pouvoir le suivre.

Dans tous les cas, proposer une information claire, juste et dans la langue natale des employés est un levier important pour un CE, car cela permet de mieux le connecter avec son équipe.

En séminaire ou dans les locaux mêmes de l’entreprise, le team building est un évènement qui concerne tout ou partie de l’effectif d’une entreprise. Directement influencée par les techniques de communication professionnelle et de management salarial, cette méthode vise à renforcer l’esprit d’équipe au sein d’un service ou d’une entreprise. Quelles sont les techniques pour organiser correctement son team building ?

Songer au déroulement du team building et aux besoins qu’il génère

Pour le bon déroulement du team building, les locaux choisis doivent être adaptés à des activités de groupe. Après avoir défini une date, on veille généralement à sélectionner un vaste espace. Sa superficie dépend du nombre de participants, ainsi que du type d’activités auquel ils s’adonneront. Dans le cas d’une course d’orientation, un environnement extérieur est recommandé. Il peut aussi s’agir d’un sport, d’une séance de théâtre ou d’une compétition de groupes visant à surpasser les autres.

Créer un comité d’organisation avec ses propres effectifs

Avec sa portée fédératrice, le team building fait partie intégrante de la vie de l’entreprise. Si on désire le préparer par le biais de ses services sans faire appel à une société événementielle, la création d’un comité d’organisation facilite les démarches. Il est généralement mis en place par les ressources humaines. Celles-ci seront à même de déployer les moyens nécessaires à la bonne réalisation de l’évènement. De plus, les ressources humaines sont les plus indiquées pour déléguer les tâches en fonction des compétences de chacun.

Ne pas négliger la signalétique du team building

Mais le développement de l’esprit d’équipe n’est pas le seul objectif du team building. Comme n’importe quel évènement, celui-ci véhicule un message. Qu’il soit à portée promotionnelle ou informative, il peut être intéressant de faire appel à un professionnel de la signalétique pour superviser la décoration et la visibilité de l’évènement : la présence d’un but gonflable pour un tournoi de football, des installations gonflables pour délimiter un terrain… Cet apport est d’autant plus pertinent quand des intervenants extérieurs y sont conviés (par exemple, les familles des salariés).

Si l’année a été particulièrement éprouvante, les fêtes sont une bonne occasion de déstresser. Organiser une soirée ou un repas de fin d’année dans l’entreprise permet de créer une ambiance particulière pour renouer avec les bons réflexes de convivialité et de bonne humeur entre les salariés. Afin que cette fête soit réussie, voici quelques astuces pour réussir cette réception.

Pourquoi célébrer les fêtes de fin d’année dans l’entreprise ?

Le repas de fin d’année est un événement à ne pas négliger dans la vie d’une entreprise. En effet, les réjouissances de fin d’année demeurent une tradition très ancrée dans l’esprit des salariés français.

L’événement de fin d’année est également une occasion de faire le bilan de l’année écoulée dans une ambiance festive et décontractée. Mais attention, il n’est pas question ici de parler travail mais de se détendre dans une ambiance bonne enfant et d’aider les salariés à tisser des liens.

L’important est d’organiser un évènement qui ressemble à votre entreprise, adapté au profil de vos salariés. Prenez évidemment en compte la taille de votre entreprise et le budget.

Nos 3 astuces pour réussir sa fête

– Choisir un lieu chaleureux : afin de mettre à l’aise tous vos collaborateurs et contribuer à installer une ambiance de Noël chaleureuse et féérique, le choix du lieu de la réception est primordial. Le lieu doit être déconnecté de l’ambiance de travail et doit être authentique et bien décoré. Les ambiances boisées, anciennes ou les traditionnels feux de cheminée sont en général bien appréciés des employés qui retrouvent ainsi l’ambiance magique de Noël. Rappelez-vous également qu’une fête réussie passe…par le buffet ! Du fromage Aubrac, des petits fours, de la bonne charcuterie d’Aveyron, des toasts au foie gras…mettez une ambiance de fête sur votre buffet. Du champagne sera également très apprécié.

– Prévoir des animations : pour détendre l’ensemble des invités et maintenir une bonne dynamique, pensez aux animations. Ces dernières doivent être accessibles à tous. Les jeux de casino, les dégustations ou les ateliers caricaturistes et magie font toujours leur petit effet. Ces moments de partage entre collègues favorisent la cohésion de groupe et la bonne entente entre les employés d’une même entreprise.

– Des cadeaux pour tous : même si votre budget n’est pas élevé, les petites attentions pour tout le monde seront appréciées de vos collaborateurs. Pensez à des idées de cadeaux qui feront plaisir à tout le monde comme des bons cadeaux, des produits d’épicerie fine, des chocolats ou sucreries…

Vous voilà armés pour organiser une fête de Noël qui restera dans les mémoires…

De nos jours, la salle de repos bénéficie d’une attention toute particulière dans les entreprises. Lieu de partage informel créant de la transversalité, c’est un endroit de vie commune où émergent les idées. Alors si la salle de pause de votre entreprise se résume actuellement à une machine à café dans un coin sombre, sachez que vous pouvez aménager un espace convivial avec un budget raisonnable, et qui aura un effet très positif sur tout le monde !

Choisir le mobilier adéquat

Il ne s’agit pas de créer une salle de réunion, avec une grande table cernée de chaises de bureau, ni même de créer un dortoir avec plusieurs lits 1 personne pour vos salariés, bien évidemment ! Non, pour ce qui est du mobilier, choisissez plutôt des assises confortables : des poufs et des canapés dont la quantité dépendra du nombre de collaborateurs.

Canapé fixe en tissu gris – 699,00€ chez Alinéa

Songez également à la présence d’un espace de création, par exemple sous forme d’un grand tableau, sur lesquels se dessineront les projets de demain. Vous pouvez penser cet espace comme un lieu commun, organisé autour d’un point central, avec une seule grande banquette, par exemple.

De même, vous pouvez aussi – si ce n’est pas déjà le cas – créer une cuisine. C’est un « plus » très appréciable dans une entreprise, même de petite taille. Niveau mobilier, optez pour des grandes tables et des chaises à l’assise confortable. Vous trouverez sans mal des lots de 6 chaises pas cher pour aménager votre cuisine.

Table rectangulaire avec rallonge 4 à 8 convives – 99,99€ chez Alinéa

Notez que vous pouvez réunir cette cuisine avec l’espace détente, pour créer un vaste espace ouvert. Enfin, n’oubliez pas l’indispensable cafetière, une bouilloire pour les amateurs de thé et un frigo pour les repas de vos salariés.

Personnaliser la salle de repos

La tendance en décoration des espaces de travail, c’est le « comme à la maison » : du parquet, des luminaires design, des rideaux sur les cloisons vitrées, des tapis, etc.

Mais cet espace propice à la cohésion a une autre vocation : celle de fédérer les équipes autour de la culture de l’entreprise. Alors profitez-en pour lui donner un esprit maison ! De plus en plus de jeunes sociétés y affichent les valeurs de l’entreprise, mais vous pouvez aussi y intégrer les couleurs de votre logo.