Au même titre qu’une conférence ou un salon professionnel, l’organisation d’un séminaire nécessite une grande attention. Anticiper les besoins, déterminer les objectifs de la rencontre, se démarquer et gérer le budget sont autant d’éléments à évoquer avant de se lancer. Quels sont les points essentiels à retenir ?
Définir les objectifs et les aspects pratiques du séminaire
Après s’être fixé un budget et avoir hiérarchisé les priorités du séminaire, comme travailler l’esprit d’équipe, il est indispensable de prévoir plusieurs dates. Elles offrent un cadre et un horizon pour élaborer les projets. À plus ou moins longue échéance, ces dates butoirs sont utiles pour déterminer le nombre de collaborateurs destiné à l’organisation. Dans le même ordre d’idées, le lieu est un choix d’importance. L’aménagement des locaux influe directement sur la qualité de l’accueil et la portée de l’événement.
Se démarquer pour mieux communiquer
Si un séminaire permet de fédérer autour d’une idée directrice ou d’un objectif, il a pour vocation de mieux communiquer auprès des collaborateurs. Pour cela, il faut s’assurer d’une certaine visibilité, a fortiori quand des partenaires externes à l’entreprise sont sollicités. Cela peut se traduire par le port de chemises personnalisées, la présence d’une signalétique gonflable, ou encore l’élaboration d’un thème spécifique à l’événement. Bien qu’un côté formel soit utile pour préserver son image de marque, l’originalité retient toute l’attention des participants et des invités.
Informer ses partenaires et solliciter leurs suggestions
Une communication effective passe aussi par l’information. Entretenir de bonnes relations avec ses partenaires et collaborateurs implique de les renseigner régulièrement. La méthodologie est similaire à celle que l’on emploie pour les relations clientèle, comme la distribution de produits textiles personnalisables ou la présentation des dernières innovations. Une campagne d’e-mailing reste le moyen le plus efficace et économique pour remplir cette étape clé. À noter qu’il est possible d’organiser un brainstorming ou de fournir un questionnaire de suggestions pour améliorer le séminaire.